En esta publicación explicaremos el ciclo de compras dentro la gestión de proyectos, en primera instancia se reforzarán los conceptos para un mejor entendimiento y se mostrará un ejemplo de aplicación dentro un proyecto de construcción civil.
Concepto de ciclo de compras
Dentro de la gestión de adquisiciones del proyecto, el ciclo de compras, también conocido como ciclo de adquisiciones es un proceso fundamental que consiste en una serie de etapas y actividades, mismas que están sometidas a retroalimentación en su ejecución, el objetivo final de estas actividades en conjunto es el de cumplir de manera eficiente la adquisición de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto, dentro del marco económico, legal y contractual.
Fases del Ciclo de Compras
De forma general podemos indicar las siguientes fases que constituyen el ciclo de compras, así mismo a continuación se presenta un gráfico general del ciclo de compras en la gestión de adquisiciones del proyecto:
1. Plan de compras:
El plan de compras o adquisiciones, explica a detalle cómo se realizarán las compras y adquisiciones que son necesarias para el proyecto, este plan está a cargo del área de gestión de adquisidores del proyecto.
2. Elaboración de la documentación de compras
Se debe desarrollar una lista de la documentación de compras, esta deberá ser especificada en el plan de compras, esto implica la creación de documentos para solicitar propuestas y cotizaciones, esta documentación será diferente de acuerdo al Ítem que se desea adquirir si es un material o es un servicio, etc.
3. Invitar a ofertar
La invitación de proponentes consiste en informar a posibles proveedores la necesidad del proyecto en adquirir un bien o un servicio, esta invitación puede hacerse de manera pública y abierta o mediante invitaciones directas a proveedores potenciales. La invitación deberá ser profesional, clara, seria y detallada para el interés de los mejores proveedores.
4. Selección de Proveedores
Los proveedores serán evaluados según las especificaciones del plan de compras, estas pueden ser mediante evaluación de parámetros de calidad, comparación de propuestas, negociación de términos y condiciones, tiempos de entrega, etc. luego se seleccionará el proveedor que mejor se ajuste a las necesidades del proyecto.
5. Adjudicación
Una vez seleccionado el proveedor se realiza la adjudicación, que es el proceso mediante el cual se le otorga el contrato.
6. Emisión del pedido
Una vez que se cuenta con el proveedor se puede dar inicio a la emisión de pedidos, de acuerdo a las solicitudes de las distintas áreas de trabajo del proyecto.
7. Expediting
Seguimiento o vigilancia, luego de ser emitido el pedido, se debe realizar el proceso de seguimiento, midiendo los tiempos de entrega en constante comunicación con el proveedor.
8. Recepción
Se debe verificar que la adquisición realizada cumpla con las especificaciones del contrato, realizar la inspección, aprobar o rechazar según corresponda y resolver cualquier desacuerdo.
9. Almacenamiento
El almacenamiento será realizado según especifique el plan de compras, siguiendo el manual de calidad y mantenimiento de materiales si corresponde.
10. Aprobación y pago de la factura
Una vez efectuada la recepción se procederá a realizar los pagos al proveedor, según términos de contrato, se deben verificar facturas, entrega de planillas y toda documentación correspondiente a las áreas administrativa y contable.
Ejemplo de Aplicación del Ciclo de Compras
Para un mejor entendimiento, se muestra un ejemplo real del ciclo de compras aplicado a la adquisición de materiales de construcción, necesarios para la ejecución de componentes hidráulicos de un Proyecto de Construcción ejecutado por una Empresa Privada.
1. Planificación de las Adquisiciones:
El jefe de obra del rubro de hidráulica y drenaje (obras transversales) define sus necesidades:
- Actividad de construcción: Ejecución de muros laterales de Hormigón Armado para Alcantarillas Cajón.
- Cómputo y cuantificación del Acero Estructural requerido (El hormigón se producirá en plantas propias de la empresa).
- Establece fechas para las entregas según cronograma de producción de hormigón, ya que la planta provee este material a distintos frentes de trabajo; este cronograma responde también al cronograma de ejecución de actividades de obra.
- Se define las especificaciones del Acero Estructural: Diámetros necesarios, Grados y límites de fluencia, longitudes y acabados; establecidas según normativas de las especificaciones técnicas (Que a su vez forma parte del documento contractual y se hará respetar por el administrador del contrato/supervisor de obra).
- Se transmite estas necesidades al departamento de adquisiciones.
2. Realizar cotizaciones
El personal del departamento de adquisiciones realizará las siguientes actividades, ante la necesidad de material Acero estructural realizada por el jefe de obra.
- Solicitud de cotizaciones a proveedores (frecuentes) de acero estructural y a otras opciones de proveedores, acompañando la solicitud y especificaciones establecidas por el jefe de obra; la empresa establece que se requieren mínimo tres cotizaciones.
- Revisarán y evaluarán todas las propuestas, mismas que deben cumplir todas las necesidades y especificaciones, en ese sentido se ordenaran las cotizaciones que cumplan todos los requisitos poniendo en primer lugar la cotización de menor valor económico y así sucesivamente (calificación favorable al precio más bajo que cumple los requerimientos mínimos establecidos).
3. Selección de Proveedores
Realizada la evaluación, el departamento de adquisiciones en compañía opcional del jefe de obra procederá directamente a realizar negociaciones o modificaciones de precios en favor de los intereses de la empresa, tomando como base de negociación la necesidad de volúmenes importantes del material acero estructural requerido, o el tiempo de vigencia del servicio de provisión de material en función al tiempo de ejecución del proyecto; se adjudicara la mejor propuesta y se formalizarán estas u otras condiciones (garantías) mediante contratos firmados con los proveedores.
4. Seguimiento a las adquisiciones
La gestión de relaciones con el proveedor y seguimiento a las adquisiciones de acero estructural es importante, de manera tal que se cumplan las condiciones del contrato, evitando cualquier inconveniente al momento de la recepción; Ejemplo de seguimiento: Escases de acero estructural por convulsión social en el país, de manera tal que se incumplan los cronogramas de entrega, aspecto no atribuible al proveedor ni a la empresa, correspondiendo la modificación de algunas condiciones contractuales.
5. Recepción de las adquisiciones
El departamento de adquisiciones transmite toda la información (contrato, cantidades, especificaciones, fechas de entrega, etc.) al encargado de almacén, de tal manera que el personal de almacén reciba satisfactoriamente el acero estructural, asegurándose que se cumplan todas las condiciones del contrato y documentos que lo acompañen, cabe recalcar que se registran e ingresan cantidades de acero efectivamente verificadas.
6. Pago de Facturas, disposición final
Las formas y tiempos de pago son procedimientos establecidos por la empresa y que figuran en el contrato, en este caso se pagará facturas según la cantidad de acero estructural correctamente recibido por almacén. La disposición final en obra del acero estructural se realizará en función al cronograma de requerimientos establecido como necesidad de materiales de obra (por el jefe de obra).
