En este artículo hablaremos acerca del libro de órdenes de trabajo (llamado también libro de obra o cuaderno de obra); su concepto, sus usos y procedimiento de llenado, cabe mencionar que este es un documento de vital importancia mismo que contiene todos los sucesos cronológicos del proyecto de construcción, que pueden sustentar diferentes eventos, actividades de carácter técnico y legal.
Llamado también libro de obra o cuaderno de obra, es un documento empastado con todas las páginas numeradas, contiene dos copias (Para el Supervisor y para el contratante), el mismo tendrá valor legal con participación de un Notario de Fe Pública que iniciará el libro en la fecha que el Constructor/Contratista reciba la Orden de Proceder, a partir de la fecha señalada será llenado de forma cronológica y consecutiva conteniendo sucesos, instrucciones, comunicaciones, consultas, observaciones entre el supervisor y el contratista (Siempre en relación directa al proyecto para el cual fue originado).
Principalmente mencionar que el libro de órdenes / libro de obra queda bajo entera responsabilidad del Constructor / Contratista, el libro de obra debe estar siempre ubicado en la obra salvo órdenes superiores o estipulaciones del contrato. En este libro el Supervisor anotará las instrucciones, órdenes y observaciones impartidas al Constructor / Contratista, que se refieran a los trabajos, cada orden llevará fecha y firma del Supervisor, y la constancia firmada del Constructor / Contratista de haberla recibido; asimismo el Contratista podrá anotar consultas, sucesos y eventos presentes en la obra que contaran también con la firma de constancia del Supervisor.
El Contratista / Constructor también podrá utilizar el Libro de Órdenes para comunicar al Supervisor actividades de la obra, firmando en constancia y el Supervisor tomará conocimiento registrando también su firma y respuesta o instrucción si corresponde. Si el Contratista desea representar una orden escrita en el Libro de Órdenes, deberá hacerla conocer a la Entidad Contratante por intermedio del Supervisor en forma escrita en el Libro de Órdenes.
Asimismo, el Contratista / Constructor está facultado para hacer conocer al Supervisor mediante el Libro de Órdenes de Trabajo, los aspectos del desarrollo de la obra que considere relevantes, como por ejemplo en el caso de los días de lluvia que puedan afectar la ruta crítica del cronograma de ejecución de la obra, el día en que suceda el hecho a efectos de que el Supervisor se pronuncie de forma objetiva. Otros aspectos relevantes pueden ser considerados conflictos sociales, bloqueos, derrumbes u otros que afecten directamente con la ejecución de obra.
Llamado también libro de obra, este tiene por objetivo respaldar todas las actividades relacionadas a la ejecución de la obra: Instrucciones, observaciones, representaciones, así también eventos o sucesos relacionadas directamente con el proyecto de construcción. Estos respaldos a su vez serán útiles para sustentar ampliaciones de plazo, aprobación de actividades, certificaciones de pago, emisión de órdenes de trabajo, órdenes de cambio, contratos modificatorios, redistribución de cantidades, inclusión de actividades no contempladas y otros que pueden estar estipulados en el contrato.
De existir conflictos en la obra de carácter legal, será utilizado como prueba, y también por peritos que interpretarán su contenido y emitirán criterios imparciales y justos, para resolver el conflicto legal de la mejor manera.
Son llenados, firmados por los representantes del contratista y del supervisor, comúnmente mencionados en el contrato:
Representante del Contratista / Constructor: Superintendente de Proyecto, Residente de Obra.
Representante del Supervisor: Gerente de Supervisión, Residente de Supervisión.
El original del Libro de Órdenes, será entregado a la Entidad Contratante a tiempo de la Recepción Definitiva del proyecto, quedando una copia en poder del Supervisor y otra del Contratista. Las comunicaciones cursadas entre partes, sólo entrarán en vigor cuando sean efectuadas y entregadas por escrito, a través del Libro de Órdenes de trabajo o notas oficiales.
El Contratista tiene la obligación de mantener el Libro de Órdenes en el lugar de ejecución de la obra, salvo instrucción escrita del Supervisor con conocimiento del Fiscal de Obra.
El llenado del libro de órdenes de trabajo (Libro de obra), dependerá del tipo de contrato del proyecto de construcción y sus estipulaciones (pueden variar de acuerdo a la normativa del país).
Asimismo, los plazos para emitir respuestas (Interacción entre Supervisor y Contratista) variarán y serán sancionados según normativas locales, estipulaciones contractuales.
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